Si nous devions aménager un bureau avec un budget limité : où investirions-nous en premier ?
Aménager un bureau avec un budget limité ne signifie pas forcément choisir les meubles les moins chers. Lorsqu’on aménage un espace professionnel, chaque dépense doit répondre à un besoin réel : confort, fonctionnalité, organisation, circulation ou image de l’entreprise. Alors, avec un budget limité, où faut-il investir en priorité ?
Un bureau utilisé tous les jours pendant plusieurs années ne devrait pas être choisi uniquement en fonction de son prix. À l’inverse, tous les éléments d’un espace professionnel ne nécessitent pas le même niveau d’investissement.
La vraie question est donc plutôt :
Où faut-il investir en priorité, et sur quels éléments peut-on être plus raisonnable ?
Dans cet article, nous vous proposons une méthode simple pour répartir intelligemment votre budget d’aménagement, en privilégiant ce qui a le plus d’impact sur l’utilisation quotidienne de vos bureaux.
Le principe de départ pour aménager un bureau avec un budget limité
Un budget limité ne signifie pas nécessairement qu’il faut choisir le mobilier le moins cher dans toutes les catégories.
Il s’agit plutôt de déterminer les éléments qui auront une influence directe sur :
- le confort des utilisateurs ;
- la fréquence d’utilisation ;
- la fonctionnalité de l’espace ;
- la durée d’utilisation ;
- l’organisation du travail ;
- l’image de l’entreprise.
Un siège utilisé plusieurs heures par jour n’aura pas le même niveau de priorité qu’un élément purement décoratif.
De la même manière, un espace d’accueil destiné à recevoir régulièrement des clients peut nécessiter davantage d’attention qu’une zone peu utilisée.
La bonne stratégie consiste donc à hiérarchiser les dépenses !
1. Aménager les postes de travail en priorité
Avant de penser à la décoration ou aux éléments secondaires, il faut commencer par les espaces où le travail est réellement effectué.
Pour chaque poste, il faut réfléchir à l’association entre :
bureau + siège + équipement + espace disponible.
Un bureau doit notamment être adapté aux tâches réalisées, aux équipements utilisés et à l’espace disponible.
Un poste trop petit peut rapidement devenir inconfortable ou encombré. À l’inverse, un bureau surdimensionné peut consommer inutilement de l’espace.
Avant d’acheter, il est donc utile de déterminer :
- quelles tâches seront réalisées ;
- combien d’écrans seront utilisés ;
- quels équipements doivent rester sur le bureau ;
- quels documents doivent être accessibles ;
- combien de temps les collaborateurs passent à leur poste ;
- quelle place est réellement disponible.
Notre conseil
Ne commencez pas par choisir les meubles. Commencez par définir les usages.
C’est ce qui permet ensuite de choisir un mobilier réellement adapté.
2. Investir dans des sièges adaptés au travail quotidien
S’il y a un élément sur lequel il est généralement difficile de faire des économies à long terme, c’est le siège utilisé quotidiennement.
Une chaise de bureau ne devrait pas être considérée comme un simple accessoire.
Pour un poste de travail occupé pendant plusieurs heures, les possibilités de réglage et l’adaptation à l’utilisateur sont importantes. Le CCOHS souligne notamment l’intérêt d’une chaise réglable et rappelle qu’il n’existe pas une morphologie « moyenne » qui conviendrait parfaitement à tout le monde.
Cela ne signifie pas qu’il faut nécessairement acheter le modèle le plus cher.
Cela signifie surtout qu’il faut regarder ce que l’on obtient pour son budget :
- réglage de la hauteur ;
- soutien du dossier ;
- réglage des accoudoirs lorsque pertinent ;
- profondeur et dimensions adaptées ;
- possibilité d’ajuster le siège à l’utilisateur ;
- qualité des matériaux et de la construction.
Une règle simple
Si vous devez choisir entre ajouter un élément décoratif supplémentaire et améliorer les sièges des collaborateurs qui les utilisent toute la journée, il est pertinent d’examiner d’abord le besoin lié aux sièges.
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3. Quel budget prévoir pour les bureaux professionnels ?
Pas nécessairement.
Le prix d’un bureau ne détermine pas à lui seul sa pertinence.
Pour un poste opérationnel, les critères prioritaires peuvent être :
- les dimensions ;
- la solidité ;
- la fonctionnalité ;
- la configuration ;
- la gestion des câbles ;
- l’adaptation à l’espace ;
- la possibilité de créer une organisation cohérente entre plusieurs postes.
Un bureau de direction destiné à recevoir des clients et un bureau opérationnel n’ont pas exactement les mêmes fonctions.
Il est donc plus intéressant de faire correspondre le niveau d’investissement à l’usage réel.
Exemple
Une entreprise peut investir davantage dans le bureau d’une direction ou d’un espace de représentation, tout en choisissant une configuration plus simple pour des postes opérationnels.
Le but n’est pas d’avoir le même niveau de mobilier partout.
Le but est d’avoir le bon mobilier au bon endroit.
4. Prévoir le rangement dans son budget d’aménagement
Lorsqu’on établit un budget d’aménagement, les bureaux et les sièges viennent généralement en premier.
Les rangements arrivent parfois beaucoup plus tard.
Lorsqu’on cherche à aménager un bureau avec un budget limité, le rangement doit pourtant faire partie de la réflexion dès le départ.
Pourtant, un manque de rangement peut rapidement rendre un espace difficile à organiser.
Documents, fournitures, dossiers, équipements et effets personnels doivent trouver leur place.
Un bon rangement peut également permettre de conserver des surfaces de travail plus dégagées.
Selon les besoins, différentes solutions peuvent être envisagées :
- caissons ;
- armoires ;
- bibliothèques ;
Avec un budget limité
Il n’est pas nécessaire de placer une armoire dans chaque espace.
Commencez par identifier :
Qu’est-ce qui doit être rangé ? Où doit-il être accessible ? À quelle fréquence ? Par qui ?
Vous pourrez ensuite dimensionner les solutions de rangement en fonction des besoins réels.
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5. Aménager une salle de réunion avec un budget maîtrisé
Cela dépend de son utilisation.
Une entreprise qui organise plusieurs réunions chaque jour n’aura pas les mêmes besoins qu’une petite équipe qui utilise occasionnellement une salle de réunion.
Avant de choisir une grande table et un nombre important de sièges, posez-vous quelques questions :
- Combien de personnes utilisent réellement la salle ?
- À quelle fréquence ?
- Les réunions sont-elles internes ou avec des clients ?
- La salle peut-elle avoir plusieurs fonctions ?
- Est-il possible d’utiliser un espace plus flexible ?
Une salle de réunion peut parfois également servir à :
- des présentations ;
- des ateliers ;
- des échanges informels ;
- du travail collaboratif.
L’idée importante
Ne dimensionnez pas une pièce uniquement pour son utilisation maximale si cette utilisation est exceptionnelle.
Il faut trouver un équilibre entre capacité, fréquence d’utilisation et espace disponible.
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6. Comment économiser sur son budget d’aménagement ?
Avant de demander des devis ou de choisir des produits, préparez quelques informations.
Espace
- superficie ;
- plan si disponible ;
- nombre de pièces ;
- contraintes particulières.
Utilisateurs
- nombre de collaborateurs ;
- fonctions ;
- besoins spécifiques ;
- fréquence de présence.
Usages
- travail individuel ;
- réunions ;
- appels ;
- collaboration ;
- accueil de clients ;
- concentration.
Priorités
- confort ;
- optimisation de l’espace ;
- image de marque ;
- flexibilité ;
- acoustique ;
- rangement.
Plus le besoin est clairement défini, plus il devient facile de comparer les solutions proposées.
Comment aménager un bureau lorsque le budget est limité ?
C’est précisément pour cette raison qu’un projet d’aménagement doit commencer par les usages plutôt que par les produits.
Vous n’avez peut-être pas besoin du mobilier le plus sophistiqué partout.
Vous avez surtout besoin d’un espace dans lequel :
- les collaborateurs peuvent travailler correctement ;
- les déplacements restent fluides ;
- les équipements essentiels trouvent leur place ;
- les visiteurs sont accueillis dans de bonnes conditions ;
- les différents usages disposent d’espaces adaptés ;
- le mobilier peut évoluer avec l’entreprise.
Un budget limité ne signifie donc pas nécessairement un bureau au rabais. Il peut simplement nécessiter des choix plus réfléchis.
Aménager un bureau avec un budget limité demande surtout de hiérarchiser les besoins
Un projet d’aménagement de bureau avec un budget limité ?
Chaque projet est différent : nombre de collaborateurs, superficie, organisation, usages et priorités ne sont jamais exactement les mêmes.
Chez Office Square, nous pouvons vous accompagner dans la réflexion autour de votre espace de travail et vous orienter vers des solutions adaptées à vos besoins.
Vous avez un projet d’aménagement ?